Dokumentacja pracownicza w 2019 r. po zmianach – warsztaty dla praktyków

Data szkolenia
2019-10-11
Miejsce szkolenia
FRDL Centrum Szkoleniowe w Łodzi, ul. Jaracza 74
Cena szkolenia
Cena szkolenia do 01.10 wynosi 409 PLN
Po 01.10 cena szkolenia wynosi 459 PLN
Pełny opis
ikonka pdf - dokładny opis szkolenia i karta zgłoszenia OPIS SZKOLENIA / KARTA ZGŁOSZENIA
Formularz
Formularz zgłoszeniowy
O szkoleniu

Cele i korzyści ze szkolenia:
Uczestnicy szkolenia zdobędą praktyczną wiedzę w przedmiocie zmian, które weszły w życie  z początkiem 2019 r. dotyczących m.in. skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, nowych obowiązków informacyjnych, możliwości prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, zmian w zakresie prowadzenia dokumentacji związanej z czasem pracy oraz akt osobowych pracownika. Na szkoleniu przedstawione zostaną zasady odpowiedzialności pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej, zasady kontroli przestrzegania obowiązków pracodawcy w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, najczęściej popełniane uchybienia przez pracodawców. Uczestnikom zostaną przedstawione „krok po kroku” zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej po zmianach. W trakcie szkolenia zaprezentowane zostaną stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz Państwowej Inspekcji Pracy dotyczące problematycznych zagadnień związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej po zmianach.

Adresaci szkolenia:
Osoby, które na co dzień prowadzą dokumentację związaną ze stosunkiem pracy, pracownicy działów kadr, pracownicy działów prawno-organizacyjnych, kadra kierownicza.

Prowadzący szkolenie:
Radca prawny przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Krakowie, doświadczony trener, praktyk zajmujący się na co dzień problematyką prawa pracy, pracownik administracji publicznej, autor publikacji z prawa pracy, absolwent kierunków prawo i administracja Uniwersytetu Jagiellońskiego.

Program szkolenia:
I.    Prowadzenie dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r.
1.    Nowe pojęcie dokumentacji pracowniczej w Kodeksie pracy oraz jej elementy wyszczególnione w nowych przepisach wykonawczych. 
2.    Wymagania dotyczące warunków prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.
3.    Okres przechowywania nowej i dotychczas wytworzonej dokumentacji pracowniczej – studium przypadków.
4.    Obowiązek informacyjny pracodawcy przy ustaniu stosunku pracy – wzór informacji.
5.    Ponowne zatrudnienie pracownika po przerwie a okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – studium przypadków.
6.    Zmiana postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej  - z papierowej na elektroniczną.
7.    Obowiązek zniszczenia dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę.
8.    Zasady wydawania pracownikowi kopii całej lub części dokumentacji pracowniczej – wzór wniosku pracownika.
9.    Katalog osób uprawnionych do odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku śmierci pracownika.
10.    Modyfikacja katalogu wykroczeń związanych z dokumentacją pracowniczą.
Uczestnik pozna odpowiedzi na pytania:
•    Które z wytwarzanych przez pracodawcę dokumentów wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej w rozumieniu nowych przepisów?
•    Jakie praktyczne znaczenie mają nowe przymioty odnoszące się do dokumentacji pracowniczej -  poufności, integralności, kompletności oraz dostępności?
•    W jakich przypadkach pracodawca ma obowiązek, a kiedy nie powinien kontynuować prowadzenia dokumentacji pracowniczej przy ponownym zatrudnieniu pracownika?
•    W jakich w przypadkach pracodawca będzie musiał przechowywać dokumentację pracownicza dłużej niż 10 lat?
•    Jak pogodzić różne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej  z ponownym nawiązaniem stosunku pracy z tym samym pracownikiem po wejściu w życie zmian?
•    Które z nowych przepisów stosuje się do dokumentacji pracowniczej wytworzonej przed 1 stycznia 2019 r.?
•    W stosunku do których pracowników pracodawca będzie musiał spełnić obowiązek informacyjny w zakresie dokumentacji pracowniczej przy ustaniu stosunku pracy?
•    Czy wymaganą przepisami informację można umieścić w świadectwie pracy?
•    W jakim terminie oraz w jakiej formie pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi kopię dokumentacji pracowniczej?
II.    Prowadzenie akt osobowych pracownika po zmianach.
1.    Analiza katalogu dokumentów, które pracodawca ma obowiązek przechowywać w aktach osobowych po zmianach z podziałem na części – A,B,C,D.
2.    Odpisy i kopie dokumentów – analiza poszczególnych dokumentów wyszczególnionych w rozporządzeniu w kontekście możliwych form przechowywania.
3.    Zasady tworzenia podkategorii poszczególnych części akt osobowych np. B1, B2, B3 – przykładowe podkategorie i dokumenty w nich umieszczane.
4.    Informowanie pracownika o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposobie jej odbioru po upływie okresu przechowywania oraz przy zmianie jej postaci.
5.    Dostosowanie dokumentacji pracowniczej wytworzonej przed zmianami do nowych przepisów – termin, sposób numerowania, korekta wykazu dokumentów, dokumenty wytworzone przed 1.01.2019 r. a dotychczas nieprzechowywane w aktach osobowych.
6.    Miejsce przechowywania dokumentów niewymienionych explicite w rozporządzeniu  w sprawie dokumentacji pracowniczej, np. zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego, dokumentu potwierdzającego złożenie ślubowania pracownika samorządowego, dokumentów potwierdzających okres pracy w gospodarstwie rolnym wliczanego do stażu pracy.
7.    Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia akt osobowych w postaci elektronicznej.
Uczestnik pozna odpowiedzi na pytania:
•    Czy pracodawca ma  obowiązek wyodrębnić w aktach osobowych część D, nawet jeśli pracodawca nie przechowuje w niej żadnego dokumentu?
•    Czy istnieje konieczność dostosowania do nowych zasad prowadzenia akt osobowych pracowników, którzy już nie pozostają w zatrudnieniu?
•    Czy dokumenty, które po zmianach nie są już wyszczególnione w aktach osobowych należy usunąć z akt, a jeśli tak to gdzie je przechowywać?
•    Czy inspektor pracy może nałożyć grzywnę za błędy przy ich prowadzeniu?
•    Które skierowania i badania lekarskie wstępne należy przechowywać w części A akt osobowych, a które w części B akt osobowych?
•    Co zrobić, jeśli w trakcie dostosowywania akt osobowych kadrowiec „natknie się” na dokumenty zawierające dane, które kiedyś zostały legalnie pozyskane, a obecnie ich przetwarzanie budzi wątpliwości?
•    Czy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika o wykonanie kopii akt osobowych prowadzonych od kilkunastu lat?
•    Czy po zmianach nadal można żądać wypełnienia kwestionariuszy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie/pracownika pomimo, że nie są przewidziane w przepisach wykonawczych?
III.    Dokumentacja związana z czasem pracy po zmianach.
1.    Okres przechowywania poszczególnych dokumentów.
2.    Nowe elementy, które powinna zawierać ewidencja czasu pracy.
3.    Elementy wniosku pracownika o udzielenie zwolnienia w celu załatwienia spraw osobistych. 
4.    Postać, w których pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację związaną z czasem pracy.
5.    Ewidencjonowanie zdarzeń związanych ze stosunkiem pracy.
6.    Dokumentacja związana ze świadczeniem przez pracownika pracy w godzinach nadliczbowych.
7.    Harmonogramy czasu pracy – zasady tworzenia, przekazywania pracownikom, okres przechowywania.
Uczestnik pozna odpowiedzi na pytania:
•    Jakie nowe informacje należy umieszczać w ewidencji czasu pracy?
•    Na jaki okres tworzyć ewidencję czasu pracy oraz jak długo należy ją przechowywać?
•    Komu należy sporządzać harmonogram czasu pracy ?
•    Na jaki okres należy tworzyć harmonogram czasu pracy i jak długo należy go przechowywać?
•    Czy dopuszczalne jest prowadzenie i przechowywanie części dokumentacji związanej z czasem pracy np. ewidencji czasu pracy w postaci elektronicznej, a części np. wniosków o wyjście prywatne w postaci papierowej?
•    Czy po zmianach nadal można prowadzić książkę wyjść prywatnych jako jedynej dokumentacji z tym związanej?
•    Czy wnioski o wyjście prywatne muszą być sporządzane w formie pisemnej?
•    Gdzie należy przechowywać wnioski pracownika o zwolnienie z tyt. opieki nad dzieckiem?
•    Czy pracownik ma prawo uzyskać kopię karty ewidencji czasu pracy wytworzonej przed 1 stycznia 2019 r.?
IV.    Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w najnowszych stanowiskach MRPiPS oraz PIP.
1.    Stanowisko MRPiPS z 18.02.2019 r. w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy – jak należy rozumieć „oddzielne” prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. 
2.    Stanowisko MRPiPS z 07.02.2019 r. w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej
•    Okres przechowywania list obecności i harmonogramów czasu pracy z okresu sprzed nowelizacji przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji i powstałych od 01.01.2019 r.
•    Okres przechowywania dokumentacji dotyczącej wypadków przy pracy, w drodze do pracy i chorób zawodowych po zmianach od 01.01.2019 r.
•    Przechowywanie papierowych wniosków o odbiór czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych i o wyjścia prywatne w przypadku prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej.
•    Dopuszczalność upoważnienia osób z zewnętrznych firm do podpisywania dokumentów zeskanowanych do formatu PDF podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną w imieniu pracodawcy.
•    Miejsce przechowywania dokumentów związanych z czasem pracy, ale niewymienionych w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej, np. zgoda lekarza medycyny pracy na pracę w godzinach nadliczbowych pracownika niepełnosprawnego.
3.    Stanowisko MRPiPS z 01.02.2019 r. sprawie wysokości temperatury oraz poziomu wilgotności, w jakich powinna być przechowywana dokumentacja pracownicza.
4.    Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 04.02.2019 r. w sprawie warunków, w jakich powinna być przechowywana dokumentacja pracownicza.
5.    Stanowiska MRPiPS z 07.12.2018 r. w sprawie sposobu liczenia okresu 50 lat przechowywania akt osobowych, obowiązku informowania pracowników wraz ze świadectwem pracy o 50-letnim okresie przechowywania akt osobowych, okresu przechowywania dokumentacji dotyczącej stosunku pracy po następujących po sobie umowach na przełomie 2018/19.
6.    Stanowisko MRPiPS z 11.01.2019 r. oraz 17.01.2019 r. w sprawie zasad prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
7.    Stanowisko MRPiPS z 7 lutego 2019 r. w sprawie możliwości prowadzenia części dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej a części w postaci papierowej.
8.    Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 15 kwietnia 2019 r. w sprawie postaci elektronicznej dokumentacji pracowniczej.

Ponadto: Indywidualne konsultacje z wykładowcą.
 

Chcesz być na bieżąco z ofertą szkoleniową?

Zapisz się na newsletter